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イントラネットソフトやグループウェアの類いのアプリケーションは、現場の個人が持っている知識共有を目的とするものから、管理者が知りたい現状業務の把握やトラブルを共有するもの、経営者の知りたい売上・利益を共有するもの、社員のコミュニケーションを円滑にするものなど目的によってさまざまなアプリケーションが利用されています。
アプリケーションによって特徴や目的が異なることから、企業で導入した際、殆ど活用されないといったケースも見受けられます。 |
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 インターネット標準の技術を用いて構築された企業内ネットワークのことです。現在多くの企業がインターネット用ソフトを出荷しており、カスタム商品より低コストで利用することが可能です。またWWWブラウザや電子メールクライアントなどインターネットで使いなれたソフトをそのまま流用することができ、操作性の統合や、インターネットと連携したアプリケーションの構築などが簡単に行えます。
イントラネット上には電子メールや電子掲示板、スケジュール管理などの基本的なものから、業務情報データベースと連動したWebアプリケーションなどの大規模なものまで、様々な種類のサービスが目的に応じて導入されております。 |
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 グループウェアとは企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアで、中堅・中小企業で導入されているコラボレーションツールとしては「ファイルサーバ」と同等の導入率の高いものです。
主な機能としてはメンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能、電子メール機能、電子会議室機能、電子掲示板機能、文書共有機能、ワークフロー機能などがあります。実際の製品はこれらの機能のうちいくつかを組み合わせたものが多く、最近ではインターネット・イントラネットの普及に伴い、Webブラウザからすべての機能を利用できるようにした製品が主流になりつつあります。 |
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１． ひとりひとりの生産性を向上する
一口に「IT化」と言いますが、皆さんが考える「IT化」はどんなものでしょうか。 ITと聞いて真っ先にイメージされるのがパソコンという方は多いでしょう。
IT環境の中で私たちの最も身近あり、直接手を触れ情報を入力したり、加工したり、取り出したりするパーソナルコンピュータ。これを利用することも立派なIT活用です。ワープロや表計算などのアプリケーションを使って、アイデアの整理、データの整理、プレゼンテーション資料の作成など、パソコンを使えばビジネスパワーを確実にアップすることができます。
２． チームワークを強化する
次に 「ネットワーク」 という言葉も、IT化のイメージとして浮かび上がってくるでしょう。ネットワークでパソコンが繋がる、人が繋がる、というのはたいへん大きなIT化のポイントです。
メールでのやりとりは時間の節約に役立つし、社内の専用のネットワーク（社内LAN）やグループ会社や系列企業と繋がるイントラネットがあれば遠く離れている人ともコミュニケーションでき、距離という障害も克服できます。
３． 企業の情報資産を共有し、データベース化する
みんながパソコンを使い、ネットワークを利用してコミュニケーションすることを前提に、さらに一歩進んだIT化 を考えてみましょう。ひとりの社員が持っている業務のノウハウ、顧客に響く企画書を全社的に利用したり、日々蓄積していく顧客に関する情報を、誰もが必要なときに自由に取り出して参照したり、新たなビジネスのために活用できたら、IT化は大きく前進したといえるでしょう。
特に過去の商談や業務フローの成功事例をモデルに新しい仕事を進めれば、業務を効率化しながら成功への最短距離を進むことができます。あるいはスケジュールを共有することで、会議の調整や業務の段取りが飛躍的に行いやすくなる。このようなIT環境を作っていくための入り口となるのが
「グループウエア」 というソフトウエアです。
全員がグループウエアというコミュニケーションの場に参加し、情報発信していくことで、日々の業務の動きが情報として集約され、会社の活力となっていくのです。
４． ビジネスのスピードアップ
組織間の情報共有化のレベルを上げる事ができます。会社が大きくなると、部署の壁を超えた情報共有がやりずらくなりませんか？口頭で連絡を取り合うことにより「言った・言わない」の問題が発生したり、
同じ会社の複数の部署の社員が別々に同じ顧客にアプローチしてしまったりなどの問題がかならず起きます。
以上の問題点はグループウェア導入で簡単に解決することができます。スムーズに組織間で連絡を取り合い、情報を共有することは円滑に業務を進めることはもちろん、ビジネスのスピードアップにも大きく関わってきます。 |
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